Основы управления документооборотом и делопроизводством
Содержание статьи
Управление документооборотом https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ является системной работой, в которой учитывается множество нюансов. Сейчас многие компании прибегают к услугам аутсорсинга, поскольку это позволяет решать проблемы делопроизводства. Ведение бизнеса при грамотно выстроенной системе учета весьма эффективно. Использование услуг профессионалов минимизирует риски финансовых потерь и дает возможность оптимизировать все рабочие процессы.
Что входит в систему управления документооборотом
Делопроизводство — это масштабная работа, которая требует высокой концентрации внимания, учет ряда факторов и соблюдения норм законодательства. Для эффективной организации процессов необходима высокая квалификация сотрудника и постоянное совершенствование в данном вопросе.
Что входит в документооборот:
- Подготовка документов, их формирование.
- Подписание бумаг, визирование печатью.
- Получение документации и отправка подписанных бланков контрагентам, государственным органам.
- Проведение контроля по возврату документов.
- Оцифровка и иные способы архивирования.
Каждый из этапов работы должен соответствовать действующим требованиям нормативно-правовых актов. Ответственным за соблюдение условий нормативов является руководитель компании.
Самостоятельное ведение дел или аутсорс
Многие руководители выбирают путь самостоятельного освоения всех этапов делопроизводства, пытаясь сэкономить на ресурсах. Но в большинстве случаев такой подход не приносит желаемого результата. Дело в том, что бизнес предполагает всестороннее развитие с учетом всех аспектов. Сделать это при ограниченном штате невозможно, а наличие большого числа экспертов в компании приводит к внушительной статье расходов на выплаты заработной платы. В связи с этим наиболее выгодным решением становится вверение полномочий по контролю за документооборотом сторонней компании.
Профессиональные аутсорсеры знают все детали работы с документами и налаживают эффективную систему управления документооборотом. Квалифицированные сотрудники с большим опытом выполняют все виды услуг качественно и в срок, что оптимизирует рабочие процессы, а также исключает риски ошибок. Каждый этап работы: заполнение документов, их обработка, сопровождение, хранение проходит быстро, что дает возможность решать текущие дела оперативно.
